Во многом успех определяют отличный сервис и оперативная работа персонала. Сегодня сочетание скорости и качества стало реальным благодаря возможностям автоматизации ресторана. Для успешной работы владельцу ресторана необходимо четко представлять себе, кто является завсегдатаем его заведения, какие блюда и напитки предпочитают клиенты, какие непопулярные блюда необходимо исключить из меню, в какой день недели пик посещений, а когда - затишье, кому из официантов посетители отдают предпочтение и многое другое.
Осуществлять анализ деятельности ресторана по такому количеству параметров вручную практически невозможно. Кроме того, остро стоят вопросы бухгалтерского и оперативного учета реализации и изготовления блюд.
Учет приготовления блюд и их реализации необходим во всех предприятиях общественного питания: и в ресторанах, и в точках быстрого питания, и в столовых, и в больницах, и в домах отдыха, и в кафетериях магазинов, и в буфетах, в кинотеатрах, кафе, барах, кулинариях.
Именно для решения всех этих задач и нужна автоматизация, которая позволит эффективно управлять рестораном, ускорить процесс обслуживания и уменьшить возможности злоупотреблений со стороны персонала (в первую очередь воровства).
Программные решение основываются на новейшей трехуровневой клиентсерверной архитектуре и используют последние достижения в области аппаратного обеспечения (Touch-screen станции, портативные терминалы с рукописным вводом, локальный пейджинг) Многофакторный анализ позволит Вам снизить себестоимость производства за счет эффективного управления товаропотоками и оптимального использования человеческих ресурсов.
R-Keeper - современная компьютерная система управления для ресторанов, это мощный инструмент для всеобъемлющего контроля зала, складского учета и учета рабочего времени, отличный помощник для владельцев и финансового менеджмента. Система подходит для маленьких и больших ресторанов, позволяет эффективно управлять ресторанами корпорации.
Особо следует выделить несколько основных задач, решаемых системой автоматизации
Скорость и качество обслуживания гостей – главная задача ресторана
Ядро ресторанной системы – система работы с заказами. Для ввода персоналом информации о заказе в систему существуют специализированные официантские (пречек) или кассовые (с возможностью печати фискальных чеков) POS-станции, основанные на классических клавиатурах, псевдосенсорных клавиатурах и бесклавиатурных устройствах (сенсорные Touch-screen LCD-мониторы, реагирующие на прикосновение пальца). Причем последняя технология получает все большее распространение благодаря ряду существенных преимуществ: ввод заказа осуществляется на 20-30% быстрее по сравнению с клавиатурной технологией за счёт концентрации внимания на экране. Сама «клавиатура», рисуемая на экране, компактнее, так как программой прорисовываются только клавиши, необходимые в данном режиме.
Кроме того, клавиши для быстрого вызова блюд из меню могут быть снабжены иконами (графическими образами), что существенно ускоряет их поиск.
Touch-screen станции компактнее, что может быть важно при ограниченном пространстве, их можно повесить на стену, уменьшив таким образом риск повреждения дорогостоящего оборудования от пролития напитков и опрокидывания твёрдых предметов. В особых случаях (например, летнее кафе при ресторане) применяется ручной носимый терминал с рукописным вводом на базе Palm Size PC (карманный компьютер). Такие устройства можно использовать и для улучшения сервиса, так как они позволяют сократить схему Гость-Блокнот-Система и ввести заказ прямо у столика гостя.
Использование сервис-печати и технологии передачи пейджинговых сообщений в первую очередь направлено на усовершенствование взаимодействия различных служб ресторана, сокращение временных затрат на общение между персоналом (менеджером, поваром, барменом и официантами), повышение скорости и уровня обслуживания клиентов.
С внедрением в Ресторане системы передачи пейджинговых сообщений приобретается ряд дополнительных возможностей, переводящих техническое обеспечение рабочего процесса на качественно новый уровень:
Официант получает сообщения о готовности блюд или напитков на свой пейджер или экран отображения вызова (бармен может отправлять сообщения со своей станции, повару понадобится для этого специальное устройство). Помимо сообщений о готовности блюд предусмотрена возможность передачи других сообщений
Менеджер может не выходя в зал, отправить сообщение официанту из офиса со своего менеджерского компьютера
Использование устройств вызова, расположенных на столиках, избавляет посетителей ресторана от необходимости разыскивать официанта, привлекая его внимание к своему столику
Использование специального экрана отображение вызова позволяет официантам получать детализированные сообщения
Эта технология становится просто необходимой при больших расстояниях между залом, кухней, баром и офисом, или если планировка зала не даёт возможности визуального контроля за всеми столиками. Например, наличие нескольких залов, использование в интерьере различных перегородок, ниш, кабинетов и т.п.
Минимизации потерь от воровства
Компьютерная система не является самостоятельным сторожем, но способна стать весьма эффективным помощником в борьбе с хищениями. Все методы надо разделить на два класса: оперативные и статистические.
Оперативные методы можно сравнить с замком на двери, который охраняет дом от воров. Они препятствуют совершению хищений или позволяют оперативно обнаружить их. В свою очередь статистические методы позволяют выявить подозрительный персонал на основе накопленных системой данных.
Сами по себе они не являются доказательством факта хищений, но указывают официантов и барменов, на которых необходимо сконцентрировать внимание при применении оперативных методов.
Рассмотрим основные оперативные методы. Наиболее простым является оплата гостем только по распечатанному чеку. При всей простоте и очевидности этого метода он является весьма эффективным.
Получение любой распечатки чека фиксируется компьютерной системой, как и любое последующее изменение этого чека с указанием причины и менеджера, осуществившего подобные изменения. Вместе с тем гость видит все наименования и количество заказанных блюд и напитков.
Чек содержит подробную информацию о времени обслуживания, времени завершения, данные об официанте или бармене, кассире. К сожалению, не всегда гости требуют чек, особенно если дозаказывают что-либо после закрытия основного чека. Наиболее остро эта проблема стоит в барах и быстром питании, где гости зачастую не смотрят на чек и готовы платить вообще без чека, руководствуясь сообщением на дисплее покупателя.
Более изощренный способ предполагает предъявление уже использованного чека, так как часто гости оставляют свой чек. Естественно, мало кто из гостей обратит внимание на неверное время открытия и закрытия заказа.
Нам известен случай, когда официант изготавливал подложные чеки для больших заказов. В его автомобиле, припаркованном возле ресторана, находились notebook и принтер. Этот обман вскрылся, когда гость, желая уточнить что-то у менеджера, предъявил свой чек, заметно отличающийся от стандартного.
Важнейшим способом контроля остается сервис-печать. Она предполагает получение напитков в баре и блюд на кухне только при наличии так называемой марки. Для этого на кухне и в баре устанавливаются специальные мини-принтеры, подключенные к ресторанной системе.
При вводе заказа она определяет, какие блюда, на каком принтере нужно распечатывать. Блюда, сервис-печать которых выполнена, запоминаются системой и не могут быть удалены официантом. Удаление таких блюд фиксируется менеджером.
Таким образом, все блюда, полученные на основании марок, фиксируются системой.
Официанту для получения неучтенных блюд необходимо вступить в сговор с кухней и баром. А значит, материальный интерес от хищения уменьшается. Компьютерная система предполагает возможность передавать на кухню и в бар не только наименование блюд, но и инструкции по их приготовлению. В этом случае отпадает необходимость общения официанта с кухней и барменом отпадает, что дает дополнительные возможности контроля.
Например, в некоторых ресторанах вводится посредник между кухней и рестораном - так называемая марочница.
Она также имеет сервис-принтер, получает заказы из кухни, проверяет их соответствие марке и отдает официанту. При такой схеме возможность официанта получить неучтенное блюдо из кухни весьма мала. При отсутствии марочницы менеджер в зале может периодически наблюдать за местом получения заказа официантами.
Официанты, устно общающиеся с барменом и раздачей на кухне, должны быть проверены дополнительными способами. В идеале такое общение вообще необходимо запретить. В ресторанах быстрого питания сервис-печать весьма эффективна при разделении кассы и выдачи.
В этом случае заказ вообще не может быть получен без оформления через кассу. К сожалению, сервис печать не помогает в барах, где бармен сам наливает напитки и регистрирует продажи, а также в ресторанах быстрого питания, где касса и раздача совмещены.
Важным методом контроля является визуальный контроль над столами в ресторане. Компьютерная система позволяет просмотреть любой заказ. Менеджер в зале периодически сверяет блюда и напитки, находящиеся на столе, с блюдами и напитками, находящимися в заказе. Как правило, это делается для официантов, вызвавших по тем или иным причинам подозрения.
Система позволяет осуществлять просмотр столов и заказов не в зале, а с компьютера, находящегося в офисе.
Это помогает скрытно выбирать столы для контроля и осуществлять проверку внезапно для официантов. Дополнительно система сама может находить подозрительные столы для проверки. Например, если за столиком находится два гостя, а заказано всего одно горячее блюдо, есть смысл произвести проверку такого стола.
Однако этот метод также малоэффективен для баров.
Наиболее уязвимым местом в ресторане остается бар. Рассмотрим методы минимизации потерь в баре. Все то же самое относиться и ресторанам быстрого питания с совмещенной кассой и раздачей.
Проблемой здесь является получение денег и выдача заказа одним лицом.
Первую группу методов борьбы, уже получивших распространение, можно отнести к пассивным. Например, в некоторых ресторанах бармены, получая деньги, не могут самостоятельно закрыть чек и обращаются к кассиру. Это существенно замедляет работу бара.
Для исключения получения денег по информации на дисплее от покупателя запрещается отказ от оплаты после высвечивания итога. Все затрудняет злоупотребления в баре, но не может их исключить. На наш взгляд, единственно эффективным решением в данном случае является совмещение системы видеонаблюдения и контроля за кассой.
Компьютерная система обеспечивает просмотр чеков в режиме on-line.
На практике это означает, что менеджер видит, как бармен наливает пиво и подходит к кассе. Тут же он контролирует оп системе кассового наблюдения, что именно пробил бармен в чеке. Кстати, возможно вообще иметь эти две картинки на мониторе одного компьютера. При ведении видеозаписи этот же контроль можно осуществить позднее, например, уделить больше внимания одному из барменов.
Этот способ хорош также тем, что бармен не знает, в какой момент за ним ведется наблюдение, и не может быть уверен, что запись не будет изучена позднее.
Этот же способ может быть порекомендован для контроля выдачи заказов на кухне и в баре, так как имеется возможность просматривать всю сервис-печать. Важнейшим методом контроля является инвентаризация. Система позволяет рассчитывать теоретические расход и остаток продуктов на основе реализации по калькуляционным картам.
При воровстве, как правило, расход продуктов не соответствует расчетному.
Кстати, система позволяет делать расчет остатков в баре и на кухне в режиме on-line. Это означает возможность производить внезапные проверки в этих подразделения ресторана.
Статистические методы. Все статистические методы основаны на сравнении результатов работы различных официантов, барменов и менеджеров. Главной идеей является выделение некоторых параметров и их анализ за длительный период для каждого сотрудника.
Параметры должны быть примерно одинаковыми для всех сотрудников данной категории.
С целью статистического анализа находится среднее значение ("математическое ожидание") параметра, анализируются отклонения от этого значения для каждого сотрудника. Выбор параметров для анализа является наиболее сложный проблемой статистических методов. Например, возьмем среднюю выручку официанта за смену. На первый взгляд это хороший параметр, отражающий работу официанта.
Однако отклонения могут говорить не о плохой работе официанта, а о действии внешних, контролируемых или неконтролируемых факторов.
Гораздо лучше анализировать среднюю сумму на чек. Этот параметр менее подвержен случайным изменениям. Но один банкет может испортить всю статистику, резко изменив среднюю сумму на чек.
Не подвержен такой опасности другой параметр - средняя сумма на гостя. Даже из данного примера видно, что выбор параметров для анализа не является простой задачей. Однако правильно выбранные параметры позволяют выявить нелояльных официантов и проконтролировать их работу оперативными методами.
Автоматизация учета
Учет в ресторане имеет свою специфику - сам вид деятельность здесь предполагает сочетание производства и торговли. И этот процесс отражается именно в складском учете. Чтобы представить всю сложность задачи, достаточно перечислить объекты и участки для учета движения товаров. Их, казалось бы, немного - всего по три:
Товары, закупаемые с целью продажи; они же иногда являются и сырьем для производства. Например, алкогольные напитки могут продаваться в чистом виде либо входить в состав коктейлей
Полуфабрикаты, результат производства, входящие в состав продаваемых блюд, но не являющиеся объектами продажи. Например, фарш входит в состав котлет, тефтелей и т.п.
Блюда и полуфабрикаты - результат производства и объект продажи,
а также:
Непосредственно склад, где ответственное лицо - кладовщик, принимающий товары от внешних поставщиков и по мере необходимости выдающий их на кухню и в бар
Производство, где ответственным лицом является технолог или шеф-повар
Место розничной торговли: бар, где ответственный - бармен
Однако для эффективной работы ресторана необходимо контролировать движение каждого товара на конкретном участке. С этой целью, а также для расчета себестоимости и цены готовой продукции составляют калькуляционные карты, которые основаны на данных о поставках сырья и технологических картах. Последние описывают технологию приготовления полуфабрикатов и блюд, а также нормы закладки сырья.
По закону любые изменения в нормах закладки и в стоимости сырья должны отражаться в калькуляционной карте.
Как это делалось раньше? Для каждого объекта заводилась отдельная карточка. В результате их набиралось несколько сотен.
Чтобы составить элементарный отчет, нужно было все перебрать и произвести огромное число арифметических операций. Понятно, что бухгалтеры считали такую работу каторгой. Но еще сложнее - контролировать работу кухни.
Даже при применении самого простого способа - сличения фактических остатков товара на каждом участке с расчетными необходимо было высчитывать количество использованных продуктов, причем все расходы сырья и приходы готовой продукции отражались в товарных карточках.
Но и это еще не все. Для оперативного управления рестораном обязателен и учет денег. Чтобы определить прибыльность предприятия, найти слабые места в ведении хозяйства, нужно знать затраты на производство, частью которых являются затраты на покупку сырья.
Согласитесь, что производить подобные расчеты на калькуляторе более чем затруднительно.
Повысить эффективность этого процесса помогла только полная его автоматизация, которая сегодня, к счастью, не является проблемой.
В компьютерных системах складского учета формы для ввода данных максимально приближены к оригинальным документам. Их можно выбрать из соответствующих словарей (товаров, единиц измерения, мест хранения, корреспондентов) простым нажатием нескольких клавиш. Кроме того, вводить данные можно при помощи сканеров для чтения штрих-кода.
Автоматизация позволяет вести складской учет и между подразделениями ресторана. В компьютер заносится документ о внутреннем перемещении товаров, которые списываются в подразделении-источнике и приходуются у получателя. В базе данных хранятся и электронные копии рецептов, и история их изменений.
Поэтому можно отслеживать динамику изменений сырьевого набора и его стоимости и за считанные секунды получать полную картину работы кухни.
Производственный процесс и отпуск готовых изделий отражается в заборных листах или в расходных накладных. Обрабатывая их, компьютер фиксирует расход сырья, необходимый для получения продукции, приход готовых изделий и рассчитывает себестоимость. Документы по расходу блюд также можно формировать автоматически - для этого кассу и складской компьютер надо связать в единую сеть.
В результате все данные о приготовленных блюдах (включая выручку) заводятся официантами и кассирами.
В конце рабочего дня сведения из кассы попадают в базу данных компьютера. На их основе формируются документы по расходу блюд, и строится вся последующая документация: расходные накладные, акты списания продуктов с производства и т.д. Так проводится аналитический учет.
Затем эти документы передаются в другие системы, например, в бухгалтерскую, где ведется свой, синтетический учет денежных сумм.
На основе данных о движении товаров составляются расчетные остатки по каждому подразделению, а для контроля проводится инвентаризация. В компьютер при помощи сканера штрих-кода заносятся фактические остатки, и после этой несложной операции тотчас появляется результат: количество и сумма "излишков" и "недостач".
Отдельная тема - инвентаризация в баре. Посчитать остатки здесь не так просто, поскольку не все напитки продаются целыми бутылками. Иногда для расчета таких остатков бармены выливают содержимое бутылок в измерительные мензурки, а потом заливают обратно.
Однако современные системы учета позволяют использовать для инвентаризации специальные весы. В базу данных заносится информация о таре, и бармену остается только поставить бутылку с напитком на весы и отметить ее массу в компьютере. Расчет "излишков" и "недостач" произойдет автоматически.
Все описанные возможности автоматизации складского учета отражены в системе складского учета R-Keeper StoreHouse. Поскольку она является элементом ресторанной системы R-Keeper, есть возможность использовать данные, поставляемые ее кассовой частью. Это позволяет рассчитывать остатки в баре и на кухне в режиме ON-Line и производить внезапные проверки в этих подразделениях ресторана.
Системы тарификации
Для привлечения новых клиентов многие рестораны сейчас расширяют спектр услуг. В первую очередь это касается сферы развлечений: боулинга, бильярда и т.п. Естественно, эта услуга должна как и все прочие "просчитываться".
С непрофессиональным бильярдом - американским пулом - все просто, поскольку игра ограничивается количеством жетонов. Но если речь заходит о бильярде профессиональном, например, русском, вопрос усложняется. В самом деле, как контролировать игру?
Ведь тарифы оплаты должны меняться в зависимости от дней недели, времени суток... Скажем, в вечернее время игра может стоить дороже, в ночное и утреннее - дешевле, повышенные тарифы могут быть определены в праздники. Значит - возникает необходимость тарификации.
Проблема решается так - в зале устанавливают столы, которые тарифицируются по времени.
Вообще, бильярдный стол можно назвать классическим примером современного устройства тарификации по времени. В нашем примере игра в бильярд может контролироваться с помощью включения-выключения света над столом. То есть - при включении стола зажигается свет и одновременно начинается тарификация, поскольку существует возможность электронного управления системой подсветки.
Такая операция производится непосредственно с официантской станции или с кассы.
После окончания игры свет также выключается системой, которая и производит расчет.
Результат тарификации может быть добавлен к счёту. Тарификация с помощью POS может быть весьма изощрённой. Кроме времени суток может учитываться день недели, и даже конкретная дата, например, праздники.
Бильярд, повторюсь, это самый наглядный пример.
Но, кроме того, подобные способности тарифицирующих систем можно использовать и для других услуг. Например, некоторые рестораны размещают у себя сауны - их тоже можно оснащать тарифицирующим управлением.
Системы тарификации с успехом используются и в боулинге. На самом деле, боулинг, как правило, уже оснащен компьютерной системой тарификации. Казалось бы, зачем же дополнительно использовать кассу?
Все дело в том, что боулинг не обладает возможностью выдачи фискального чека, и потому результат игры все равно приходится проводить через кассу. Так что гораздо удобнее заложить расчет по боулингу в общий чек заказа (тем более, что игроки, как правило, заказывают пиво, закуску) и выдавать единый счет.
Именно для этих целей в системе "R-Keeper" разработан обобщенный для боулингов интерфейс, который позволяет получать результаты игры. Чтобы не возиться с настройкой тарификатора боулинга, в "R-Keeper" используется собственный тарификатор. В настоящее время подобный интерфейс готов и проверен для боулингов "Брансвик".
А впоследствии будут поддержаны и боулинги других производителей.
Следует обратить особое внимание на то, что, ни одна маленькая касса не справится с такой сложной задачей электронного управления, поскольку не сможет совместить в себе и кассу, и тарификатор. Для этой цели обязательно нужен POS. При этом надо отметить, что если у кого-то POS уже стоит, то при установке бильярда совершенно необязательно менять кассу.
Достаточно приобрести специальное устройство и обновить софт, который уже содержит тарификатор. Это обходится недорого: например, устройство управления бильярдом на 32 стола стоит около $400 (набор хороших киев для бильярда стоит $500-600, а хороший стол - несколько тысяч)...
При этом с помощью устройства ресторатор решит сразу несколько проблем: ускорит время расчетов, повысит пропускную способность, отдача будет гораздо выше, данные в электронном виде станет гораздо проще обрабатывать. Плюс система выдаст статистику - отчеты, процент заполненности, оборота...
Спектр использования тарификаторов не ограничивается боулингом и бильярдом. Тарификатор - это любая расценка по определенным правилам продаваемого по времени ресурса. Поэтому найти применение ему при желании можно в различных областях.
Клубные системыКлубные системы являются важнейшим инструментом для привлечения новых и удержания постоянных клиентов. Клубная система может работать в качестве локальной кредитной системы, позволяющей исключить использование наличных платежей, а так же в качестве системы клубного членства с возможностью предоставления различных скидок.
Одной из основных особенностей клубной системы является возможность распознавания клиентов посредством клубных карт. Пользователь имеет реальную информацию о тех клиентах, которые обеспечивают наибольший процент прибыли. Такие клиенты могут быть различным образом поощрены заведением для того, чтобы они возвращались в это заведение и приводили своих знакомых.
Одной из разновидности клубной системы может быть технологии «карта на входе». При данной схеме гость может зарегистрироваться при входе, получив персональную карту и оплачивать по ней счета торговых точек заведения. Расчет за предоставленные услуги производится на выходе, с предоставлением детализированной информации клиенту.
Данная технология полностью исключает доступ персонала к наличным, что сводит к минимуму потери заведения в местах продаж. Подобная технология в настоящее время используется боулинг- центром «Луна-2000» в г. Екатеринбурге.
http://www.datakrat.ru/resheniya_2.html
- Почетное консульство, дипломатический папорт
- Нормативная цена земли, методики расчета для целей оценки
- Компания «информзащита» провела семинар по безопасности
- Современное развитие рекламы в россии
- Современный международный бизнес
- Эксплуатация и вскрытие 3-х дискового...
- Посягательств на интеллектуальную собственность стало больше
- Как выбрать рекламно-производственную компанию?
- Как написать эффективное объявление?
- Постановка командной цели