На основе журнала операций, описанного в предыдущей части статьи, можно построить практически любой бухгалтерский отчет. Рассмотрим, как можно автоматизировать построение некоторых отчетов в Excel. Построим шахматку, воспользовавшись для этого средством создания сводных таблиц в Excel.
Вначале следует добавить несколько вспомогательных проводок, в дебете и кредите которых указан один и тот же счет. Дата проводок может быть произвольной, а поле суммы не следует заполнять. Необходимо таким способом описать все используемые вами счета, после чего можно приступать к построению отчета.
Щелкните мышью на любой ячейке в списке операций, после чего выберите команду меню Данные - Сводная таблица. Будет запущен мастер построения сводных таблиц, и на экране появится его первый диалог. Следует отметить, что в разных версиях Excel диалоги при построении сводной таблицы могут немного различаться.
С помощью переключателей выберите создание сводной таблицы в списке Microsoft Excel и нажмите кнопку Далее, чтобы перейти ко второму шагу мастера. В нем необходимо указать диапазон, содержащий исходные данные, то есть ваш журнал операций.
Программа автоматически определила границы введенных данных, но лучше указать границы списка с запасом, чтобы вы смогли добавить в журнал дополнительные записи. Введите в поле значение $A$2:$G$10000. Построенный нами список начинается в ячейке A2, а заканчивается в столбце G. Мы зарезервировали 10000 строк для описания операций.
Вы можете ввести иное значение для количества строк в журнале операций, после чего нажмите кнопку Далее, чтобы продолжить работу мастера.
В нем с помощью переключателя следует указать, что таблица будет построена на новом листе, а также настроить дополнительные параметры. Нажмите кнопку Макет, и будет открыт диалог формирования столбцов и строк сводной таблицы. Если вы работаете с версией Excel 97, нужный диалог появляется при нажатии кнопки Далее.
С помощью мыши вы должны перетащить поля с названиями столбцов, расположенные справа, в нужное место макета таблицы. Перетащите поле Дебет в левое поле макета, с надписью Строка. Далее перетащите поле Деб. СубСч.
также в поле Строка, чтобы он расположилось ниже поля Дебет.
Аналогично, перетащите поля Кредит и Кред. СубСч. в верхнее поле макета, с названием Столбец.
Под конец перетащите поле Сумма в центральное поле макета с названием Данные. В сводной таблице можно вычислять максимум, минимум, произведение и тому подобные вычисления. Нам же нужно рассчитать сумму.
Для этого дважды щелкните мышью на поле Количество по полю Сумма, которое появилось внутри поля Данные, и будет открыт диалог выбора метода вычисления.
Выберите в списке Операция элемент Сумма, после чего нажмите кнопку OK для закрытия диалога. В поле Данные теперь расположено поле Сумма по полю Сумма. Макет таблицы готов, нажмите кнопку OK, чтобы вернуться к мастеру построения сводной таблицы.
При работе в Excel 97 вы продолжали работать с мастером, так что кнопки OK нет, а значит и нажимать ее не надо. Нажмите кнопку Далее, чтобы перейти к следующему шагу.
В появившемся диалоге с помощью переключателя выберите построение диаграммы на новом листе. Вся нужная информация введена, так что вам следует нажать кнопку Готово, и сводная таблица будет построена на новом листе.
В таком виде работать с таблицей не очень удобно. Лучше скрыть информацию по субсчетам, оставив только данные по всем счетам. Щелкните правой кнопкой мыши на заголовке Деб.
Суб.Сч. и в открывшемся вспомогательном меню выберите команду Группа и структура - Скрыть детали. После этого щелкните правой кнопкой мыши на заголовке Кред.
Суб.Сч. и точно так же выберите команду меню Группа и структура - Скрыть детали. Теперь сводная таблица стала похожа на шахматку.
На пересечении столбцов рассчитанные суммы оборотов, в последнем столбце выведены дебетовые обороты, а в последней строке - кредитовые обороты.
Можете переименовать лист со сводной таблицей, назвав его Шахматка.
Для практических целей значительно полезнее не шахматка, а оборотная ведомость, и в следующей части статьи будут рассмотрены особенности ее построения.
- Регистрация фирм ооо. Быстро и удобно для всякого
- Транспорт города воронежа - история...
- Ведение бухгалтерского учета в excel, часть первая
- Моя твоя не понимать
- Дизайн, раскрутка и создание сайтов
- Бизнес идеи
- Стандарты asme от американского общества инженеров-механиков
- Готовые фирмы
- Банкротство предприятия. Как разбогатеть...
- Документ, который многие бы не хотели, чтобы вы читали!